Der Benutzer bzw. die Aufgabe muss von Seiten des Systems „beobachtet“ werden, d. h. es muss erfasst und über einen bestimmten Zeitraum protokolliert werden, wie ein Benutzer vorgeht, welche Aufgaben er bearbeitet und wie er das System nutzt.
Die Registrierung der für die Adaptivität relevanten Indikatoren bezieht sich auf vier Dimensionen:
den Benutzer und seine Interaktion mit dem System (Benutzermerkmale),
die Umgebung einschließlich des Ortes, an dem eine Aufgabenbearbeitung erfolgt (Umgebungsmerkmale) und
die Technik, die für die Aufgabenbearbeitung eingesetzt wird, d. h. die genutzten Geräte und Infrastrukturkomponenten (Technikmerkmale).
Die Benutzerinteraktion ist traditionell und faktisch die entscheidendste Dimension für die Adaptivität. Hier liegen die größten inter-individuellen und intra-individuellen Unterschiede und hier liegen die größten Adaptionsbedürfnisse während der Systemnutzung. Die Adaption des Systems für die bearbeiteten Aufgaben und für die genutzte Technik kann häufig auch bereits vor dem Systemeinsatz für eine bestimmte Konfiguration adaptiert sein. Beim Benutzer stellen sich Adaptionsbedürfnisse oftmals erst während der Systemanwendung heraus, da verschiedene Benutzer mit unterschiedlichen Dispositionen das System nutzen bzw. weil sich der Benutzer selbst durch Gewöhnung, Training, Ermüdung etc. während der Benutzung verändert.