Häufig, insbesondere bei Projekten von öffentlichen Auftraggebern, wird das V-Modell des Bundesministeriums des Inneren als Vorgehensmodell vorgeschrieben. Dabei ist zu bedenken:
ob die Vorgehensweise (z.B. mit dem Wasserfallmodell) für das jeweilige Projekt passend ist,
ein geeignetes Tayloring durch qualifizierte Mitarbeiter von Auftraggeber und Auftragnehmer durchgeführt werden kann und
ob die nach V-Modell zwingend notwendigen Dokumente die wesentlichen Aspekte des Projekts und seines Verlaufs widerspiegeln.
In vielen Fällen sind bei der Auftragserteilung noch nicht alle Abläufe und Bedienoberflächen klar spezifiziert, teilweise muss aus verschiedenen Realisierungsalternativen die geeignete ausgewählt werden. In solchen Fällen erfolgt vielfach die Entwicklung eines oder mehrerer Prototypen einzelner Komponenten oder Teilsysteme. Dann ist möglicherweise die Anwendung des Spiralmodells die geeignete Vorgehensweise. Andernfalls bietet sich das Wasserfallmodell an.
Das V-Modell (s. Abbildung) ist in vier Teilmodelle untergliedert:
Für jedes dieser Teilmodelle sind entsprechende Regelungen zu treffen. In jedem dieser Bereiche erfolgt eine Beschreibung der Aktivitäten und Ergebnisse, insbesondere der Ergebnisdokumente.
Auch wenn das V-Modell nicht verwendet wird, sollten im verwendeten Vorgehensmodell Regelungen zu jedem dieser Teilmodelle (SE, QS, PM, KM) getroffen werden. Auf alle Fälle sollte ein nicht zu unterschätzender Aufwand in die Erstellung geeigneter Dokumentvorlagen fließen. Der Erfolg oder Misserfolg des Projektes wird nicht unwesentlich durch die notwendigen Dokumente sowie die Qualität der Dokumentvorlagen beeinflusst.