Durch den Einsatz von Datenbanksystemen erreicht man die Trennung der Verwaltung von Daten von den Anwendungsprogrammen, die diese Daten verarbeiten. Sie ermöglichen eine redundanzfreie und konsistente Datenhaltung.
Datenbanksysteme können große Datenmengen effizient verwalten und bieten komfortable Anfragesprachen (z.B SQL - Structured Query Language). Durch die Möglichkeit der internen Optimierung von Anfragen können selbst auf große Datenmengen umfangreiche Anfragen effizient bearbeitet werden.
Viele Benutzer können parallel auf Datenbanken arbeiten. Das Transaktionskonzept des Datenbanksystems koordiniert den Zugriff auf gemeinsam genutzten Daten und hält diese konsistent.
Die Datenunabhängigkeit wird durch ein Drei-Ebenen-Konzept gewährleistet, das eine externe Ebene der Anwendungssicht, eine konzeptuelle Ebene der logischen Gesamtsicht auf den Datenbestand und eine interne Ebene der implementierten Datenstrukturen unterscheidet.
Weiterhin werden Datenschutz (kein unerlaubter Zugriff) und Datensicherheit (kein ungewollter Datenverlust) durch das System gewährleistet.
Aus diesen Gründen wird die Datenhaltung in Anwendungssoftware fast nie mehr selbst programmiert, sondern durch den Einsatz existierender Datenbanksysteme gelöst.
Der schematische Aufbau eines Datenbanksystems ist in folgender Abbildung dargestellt:
Schematischer Aufbau eines Datenbanksystems
Ein Datenbanksystem (DBS) ist eine Kombination aus einem Datenbank-Management-System (DBMS) und einer oder mehreren Datenbanken. Der Zugriff auf die Daten ist von allen Anwendungen aus möglich, jedoch nur über das DBMS.