In dieser Komponente werden speziell Risiken behandelt, die entstehen können, wenn die Projektakte unzureichend oder gar nicht geführt wird.
Zur Projektakte gehören alle wesentlichen Dokumente des Projektes wie Planungsunterlagen, Verträge, Protokolle (bzgl. Absprachen zwischen Auftragnehmer/Auftraggeber), Projektauftrag, Machbarkeitsstudie, Grobkonzept usw. Die Projektakte sollte strukturiert geordnet und anderen zugänglich sein, da sie für die Projektdurchführung von elementarer Bedeutung ist. Ist die Projektakte unvollständig, so kann dies insbesondere bei einem Wechsel oder Urlaub des Projektleiters zu Problemen im Projekt führen.
Des weiteren könnten folgende Risiken auftreten:
Nicht vorhandene oder unvollständige Projektakte
Gegenmaßnahmen
Für das Projekt wesentliche Dokumente sammeln und strukturieren
Fehlende Dokumente einordnen
Neue Dokumente einpflegen
Projektakte ist nicht zugänglich
Gegenmaßnahmen
Projektakte physikalisch als Ordner ablegen
Projektakte im Intranet als digitalen Projektordner abbilden (und Zugriffsrechte erteilen)