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| | | | | Ausgangssituation | | | Voraussetzung für die Aufgabenplanung ist der Projektstrukturplan mit seinen Arbeitspaketen. | | | Durchzuführender Prozess | | Bei der Aufgabenplanung geht es darum, die Arbeitspakete möglichst vollständig in ihre einzelnen Aufgaben bzw. Vorgänge aufzuteilen und den Projektstrukturplan fortzuschreiben. Hauptziel ist es, später eine sinnvolle Steuerung des Projektes zu ermöglichen.
Zusätzlich sind die relevanten Projektdaten für die Aufgaben zu ermitteln, d.h. es sind bei der Zerlegung der Aufgabenpakete und der Festlegung der Aufgaben folgende Fragen zu beantworten:
- Welche Aufgaben sind durchzuführen?
- Wer soll diese Aufgaben durchführen?
- Welchen Aufwand haben die Aufgaben?
- Wann soll mit den Aufgaben begonnen werden und wann sollen sie beendet sein?
- Welche fachlichen Voraussetzungen sind für die Aufgaben erforderlich und für welche sind sie selbst Voraussetzung?
Bei den Daten handelt es sich zumeist um eine erste Einschätzung, die den Zuschnitt der Arbeitspakete in Aufgaben erleichtern soll. Die detaillierte Ermittlung des Aufwandes oder der Termine findet in anderen Schritten des Projektplanungszyklus (Projektplanung) statt. Auch die logischen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben werden gezielt in der Ablauf- und Terminplanung bearbeitet.
Strategien
Bei der Zerlegung der Arbeitspakete kann man zwei grundsätzlichen Strategien folgen:
Top-Down bedeutet ausgehend vom Gesamtvorhaben das Projekt in immer kleinere Teile zu zerlegen, bis man bei plan- und kontrollierbaren Aufgaben angelangt ist. Vor jeder Zerlegung eines Arbeitspaketes oder Teilarbeitspaketes sollte man das jeweilige Kriterium bestimmen, das zur weiteren Zerlegung jeweils sinnvoll ist. Dabei muss auf einer Zerlegungsebene nicht für alle Pakete dasselbe Kriterium gewählt werden.
Bottom-Up verfolgt genau die umgekehrte Richtung. Hier werden ausgehend von der Frage „Was ist alles zu tun?“ die möglichen Aufgaben gesammelt und dann nach den Beziehungen zwischen den Aufgaben gesucht. Danach ist die Sammlung der Aufgaben um offensichtlich darüber hinaus erforderliche Aufgaben zu ergänzen. Außerdem sind Dubletten zu entfernen.
Bei beiden Strategien muss darauf geachtet werden, dass keine Aufgaben vergessen werden und keine Überlappungen, d.h. Doppelarbeiten, vorkommen.
Gliederungskriterien
Als Gliederungskriterien für die Strukturierung bieten sich beispielsweise an:
- Funktion
- Ablauf
- Objektstruktur – Systeme und Teilsysteme
- Verantwortung
- Fachkompetenz:
- Umfeld (z.B. Zielgruppen)
- Ort
- Kosten.
Goldene Regeln
Neben den oben genannten Aspekten der Vollständigkeit und Überlappungsfreiheit sollten folgende Regeln als Hinweise für die praktische Aufgabenplanung beachtet werden:
- Bei der Aufgabengliederung orientiert man sich an den Aufgaben und nicht an den Systemstrukturen, wenngleich der Objektstrukturplan als Ausgangspunkt dient.
- Das Projekt sollte nur so detailliert gegliedert werden, bis sich plan- und kontrollierbare Aufgaben ergeben.
- Aufgaben sollten immer ergebnisorientiert definiert werden, um eine sichere Fortschrittskontrolle zu ermöglichen.
- Eine weiter gehende Detaillierung verringert die Übersichtlichkeit des Projektplans und erhöht unnötig den Aufwand bei der Projektplanung.
- Eine weitere Untergliederung entsteht automatisch während der Ablauf- und Terminplanung.
- Jede Aufgabe sollte nur einen Verantwortlichen haben.
- Aufgaben sollen nicht phasenüberschreitend (Phasenplanung) definiert werden.
- Aufgaben sollten nicht über organisatorische Grenzen hinweg festgelegt werden.
- Der Realisierungsaufwand sollte in einem vernünftigen Verhältnis zum Gesamtaufwand bzw. zum Aufwand des übergeordneten Arbeitspaketes stehen.
- Für allgemeine projektbegleitende Tätigkeiten sollten im Plan eigene Aufgaben vorgesehen werden.
- Jede Aufgabe – vor allem bei komplexen Aufgaben - sollte möglichst genau spezifiziert sein.
| | | Ergebnis des Prozessmusters | | | Durch die Aufgabenplanung erhält man einen um die Aufgaben verfeinerten Projektstrukturplan. | | | Realisierte Aktivität | | | Strukturplanung | |
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