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| | | | | Ausgangssituation | | | Es liegt eine Projektstrukturplanung und ggf. eine vorläufige Kostenplanung vor. | | | Durchzuführende Aktivität | | Die Kostenplanung ist der letzte Schritt im Projektplanungszyklus (Projektplanung). In den ersten Zyklen der Projektplanung geht es darum, grobe Schätzzahlen für die zu erwartenden Gesamtkosten zu ermitteln. Diese Schätzungen müssen dann im weiteren Verlauf der Planung konkretisiert und einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden. Denn nur so lässt sich der Projektpreis gesichert ermitteln und darauf basierend ein wirkungsvolles Projektkostencontrolling aufsetzen.
Die Abschätzung der Gesamtkosten aufgrund weniger Eckdaten wird auch globale Kostenschätzung genannt. Hierbei kommen Verfahren zum Einsatz, die auch bei der Aufwandsschätzung Verwendung finden (z.B. Cocomo und Function Point). Sie liefern relativ schnell einen Überblick über die zu erwartenden Kosten, jedoch können diese Zahlen nicht für eine effektive Kostenüberwachung während des Projektverlaufes herangezogen werden. Denn diese Zahlen sind mit einer hohen Ungenauigkeit behaftet und können nicht ohne weiteres, wie für das Controlling erforderlich, auf einzelne Arbeitspakete heruntergebrochen werden.
Die Ungenauigkeit dieser Schätzzahlen liegt im wesentlichen in der zu einem frühen Planungszeitpunkt noch unklaren Informationslage über die Eckdaten des Projektes und der in den Methoden innewohnenden Schwankungsbreite begründet, da die Methoden Projektspezifika nur bedingt berücksichtigen können.
Um nicht bei Beginn des Projektes auf eine einzige ungenaue Zahl für die Gesamtkosten festgelegt zu werden, sollte man besser drei Werte ermitteln: einen für den optimistischen Fall, einen für den realistischen Fall und einen für den pessimistischen Fall. Mit der zunehmenden Planungstiefe und Projektfortschritt werden sich diese Werte annähern.
Für eine genaue Projektkalkulation bzw. Projektbudgetierung muss man eine analytische Kostenermittlung heranziehen. Sie hat einerseits zum Ziel einen Projektpreis zu bestimmen und andererseits mit entsprechenden Plankosten die Grundlage für das Kostencontrolling zu schaffen. Der Projektpreis dient bei Auftragsprojekten zur Angebotsstellung und bei internen Projekten zur Budgetbeantragung und zur Wirtschaftlichkeitsrechnung. Sie wird im Allgemeinen vom Projektmanager zusammen mit dem Verantwortlichen für das jeweilige Arbeitspaket vorgenommen, wobei der Projektstrukturplan die entsprechende Strukturierung vorgibt.
Am Ende erhält man:
- die Gesamtprojektkosten,
- die Kosten je Arbeitspaket oder je Gruppe von Arbeitspaketen,
- die Kosten je Kostenart und
- die Kosten im Zeitverlauf.
Wie man diese Ergebnisse erhält, wird im Vorgehen bei der analytischen Kostenermittlung beschrieben.
| | | Ergebnis der Aktivität | | | Je nach Planungsfortschritt erhält man eine grobe Abschätzung der Projektkosten oder eine detaillierte Projektkalkulation. | |
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