 |
| | | | | Beschreibung der Komponente | | In vielen Projekten herrscht ein gestörtes Verhältnis zur Dokumentation. Oft ist folgende Aussage zu hören: "Soll ich dokumentieren oder arbeiten?"
Grundsätzlich sollte die Dokumentation nicht als lästiges Übel, sondern als Teil der Arbeit gesehen und auch eingeplant werden.
Aus drei Gründen ist eine übersichtliche Dokumentation notwendig:
- Aus ihr soll hervorgehen, welche Arbeiten vorgenommen wurden und zu welchen Ergebnissen sie geführt haben (Projekt-Dokumentation).
- Bei der Wartung des Systems kann nur auf Grund der Dokumentation eine gezielte Änderung oder Erweiterung vorgenommen werden (Produkt-/Ergebnis-Dokumentation).
- Die angefertigte Dokumentation soll verständlich sein. Sie ist Voraussetzung für Mitarbeiter, die erst später in das Projekt eingetreten sind, bzw. an vorherigen Arbeiten nicht beteiligt waren.
Weil die Verantwortung für die Dokumentation beim Projektleiter liegt, sollte bei der Planung berücksichtigt werden, dass eine Tätigkeit erst dann als abgeschlossen betrachtet wird, wenn auch die dazugehörige Dokumentation erstellt wurde.
Zur besseren Verfolgbarkeit des Projekts sollten alle Dokumente in einer Versionskontrolle verwaltet werden. Zusätzlich ist es sinnvoll, Vorlagen mit präzisen Ausfüllhilfen und praktischen Erläuterungen, auf die z.B. online zurückgegriffen werden kann, für jedes Dokument bereitzustellen. Beispielhaft ist hier ein Vorschlag für einen kurzen Tätigkeitsbericht angegeben.
Neben diesen vordergründigen Aufgaben des Berichtswesens sollte es auch:
- Informationswege aufzeichnen
- Informationsbedürfnisse festlegen
- Informationskanäle festlegen und
- Berichtszeiträume bestimmen. Dieser Aspekt gehört zur Projektorganisation und ist bereits in der initialen Projektplanung zu regeln.
Informationswege
Abbildung: Informationsempfänger
Wie in dem Bild zu erkennen ist, gibt es externe und interne Projektbeteiligte, die als Informationsempfänger auf jeweils unterschiedliche Art an den Projektinformationen partizipieren wollen.
Darüber hinaus kann durch die gute Information der projektinternen Informationsempfänger die Motivation und die Kooperationsbereitschaft erheblich gesteigert werden, während die projektexternen Projektbeteiligten nur auf Grund ausreichender Information dem Projekt effizient zuarbeiten können.
Informationsbedürfnisse
Die Bedürfnisse der einzelnen Informationsempfänger unterscheiden sich in der
- Detaillierung,
- Vollständigkeit,
- Aktualität,
- Häufigkeit und
- Darstellungsform.
Die Projektmitarbeiter benötigen zum Beispiel detaillierte Informationen zu den sie betreffenden Teilen des Projektes, während dem Führungskreis weniger detaillierte Informationen, dafür aber über das ganze Projekt, zur Verfügung zu stellen sind.
Zur Verwaltung dieser Bedürfnisse ist zu Projektbeginn ein Berichtsplan festzulegen, der die jeweiligen Informationsbedürfnisse anhand folgender Fragen untersucht:
- Wer benötigt Informationen ?
- Welche Informationen werden benötigt ?
- Wann werden diese benötigt ?
Ein Beispiel für solch einen Plan ist im folgenden Bild zu sehen. Zu beachten ist, dass der Plan regelmäßig aktualisiert werden muss, da sich die Informationsbedürfnisse der einzelnen Informationsempfänger während des Projektes ändern können.
Abbildung: Berichtsplan
Informationskanäle
Bei Informationskanälen wird festgelegt, was in welcher Form bereitzustellen ist.
Zum Beispiel:
- Vorträge sind in schriftlicher Form zu verfassen und für die Projektbeteiligten zur Verfügung zu stellen.
- Die Auskünfte Externer sind nur schriftlich zulässig (Fax, Email).
- Die Auskünfte Interner können auch mündlich erfolgen.
- ...
| |
| | | | | | | | | | | | | Zu dieser Seite wurden noch keine Kommentare oder Bewertungen abgegeben. |
|
| | | | | | | | Grundzüge des Berichtswesens | | | | | | Ansprechpartner | | | | | | | | Literaturhinweise | | | | | | | | | | Weitere Themen | | | | | | | | | | | | | | | | |
|
Glossar 
Forschungsprojekte 
Anbieterverzeichnis 
Datenbanksuche 
Highlights 
Eintrag kommentieren