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| | | | | Ausgangssituation | | | Der Projektplan, der Zeit, Kosten und Kapazität des Projekts umfasst. | | | Durchzuführender Prozess | | Die laufende Überwachung und Steuerung des Projektablaufs ist der Projektcontrollingprozess.
Abbildung: Projektcontrollingprozess
Ausgangspunkt dafür ist der Projektplan, der zu Beginn eines Projektes vom Projektleiter zusammen mit dem Projektteam erstellt und im Verlauf des Projektes immer wieder aktualisiert und konkretisiert wird.
Der Projektplan, der u. a. den Projektablauf, die Zeit, Kosten und Kapazität beinhaltet, bildet die Grundlage für den Projektstart. Hier ist im Rahmen der Projektorganisation auch die Controllingperiode festgelegt (z. B. 1 Woche). Die Zeitspanne einer Periode richtet sich vor allem nach der Dauer der kleinsten Arbeitspakete. Dies bedeutet wiederum, dass ein Arbeitspaket möglichst mehrere Controllingperioden umfassen sollte, um sinnvoll gesteuert werden zu können (siehe hierzu auch Aufgabenplanung in der Projektplanung)
In jeder festgelegten Controllingperiode werden die Daten der verbrauchten Aufwände angegeben und die Restaufwände der noch zu erbringenden Leistungen geschätzt (Erfassung des Ist-Zustandes). Danach erfolgt die Analyse des gegenwärtigen Status im Vergleich zum Plan (Soll-Ist-Vergleich). Tritt beim Soll-Ist-Vergleich eine Abweichung zu Tage, so ergibt sich aufgrund der Prüfung durch das Projektmanagement, ob diese Abweichung korrigierbar ist.
Als nächstes wird die Projektfortschrittskontrolle (s. Projektfortschrittskontrolle) mit ihren Trend-Analysen (z. B. Termin-Trend-Analyse) durchgeführt. Hierbei wird u. a. festgestellt, inwieweit die Abweichungen Auswirkungen auf die zukünftige Entwicklung des Projektes haben könnten. Darüber hinaus geben sie Hinweise auf mögliche Ansatzpunkte für Korrekturmaßnahmen (z. B. Abzug von Personal, das an einem Paket arbeitet, welches über dem Plan liegt).
Wenn alles plangemäß verläuft und keine Korrekturen notwendig sind, bedarf es keiner besonderen Maßnahmen. Man wartet die nächste Controllingperiode ab, bewertet dann die neuen Daten und analysiert sie.
Falls aber Korrekturen notwendig sind, ist als erstes zu entscheiden, auf welcher Ebene die Festlegung für die Durchführung der Maßnahmen zu treffen ist. Sollte es sich um Eingriffe auf der unteren Ebene (Module, Datenbankdesign ...) handeln und sollten die Maßnahmen im Rahmen des Projektes liegen, werden sie vom Projektleiter entschieden. Handelt es sich allerdings um Maßnahmen, die zur Nichterfüllung oder Änderung von Anforderungen führen oder den Rahmen des Projektes sprengen, so ist die Entscheidung vom Steuerkreis zu treffen.
Bei nicht korrigierbaren Abweichungen sind Planänderungen notwendig, wobei vor allem der Umfang und das Budget des Projektes beachtet werden müssen. Unter Umständen ist ein frühzeitiger Abbruch des Projektes sinnvoller als das lange Vegetieren notleidender Projekte (siehe Projektplanung). Abschließend ist ein neuer, umfassender Projektplan zu erstellen, der die Basis für den weiteren Projektablauf und für die weitere Projektüberwachung liefert. Die Auswirkungen der Plan-Änderungen sind an die Vorgesetzten bzw. Auftraggeber zu kommunizieren.
Mit den Instrumenten des Projektcontrolling wird
- die Koordination und Überwachung der Projektpläne,
- das rechtzeitige Erkennen von Abweichungen und
- die Entwicklung und Umsetzung adäquater Steuerungsmaßnahmen
ermöglicht. | | | Ergebnis des Prozessmusters | | | Das Projekt liegt im Plan bzw. es wurden Veränderungen vorgenommen, die nur geringe Verschiebungen zur Folge haben. | |
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