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| | | | | Beschreibung der Komponente | | Um erfolgreiches Projektcontrolling durchführen zu können ist die Erfassung des Ist-Zustandes ein elementarer Bestandteil. Auf dieser Seite wird eine Projektstatustabelle für die Erfassung und Darstellung des Ist-Zustandes vorgestellt. Sie liefert eine Übersicht über die bis zum Stichtag in den Arbeitspaketen aufgelaufenen Aufwände und zeigt den Gesamtzustand des Projektes, indem sie die Ist-Aufwände, die geschätzten Restaufwände und die geplanten Soll-Aufwände in Beziehung setzt. Im Gegensatz zur Planungstabelle ist die Projektstatustabelle kein Planungswerkzeug, sondern liefert nur Hinweise für die weitere Vorgehensweise.
Abbildung: Projektstatustabelle
In der Abbildung ist der Projektstatus vom 12.05. erfasst. Zur Verdeutlichung sind hier die Werte farbig markiert. Die blauen Werte werden einmal eingetragen und bei der Erstellung einer Projektstatustabelle zu einem anderen Stichtag übernommen. Alle immer wieder neu einzutragenden Werte sind grün dargestellt. Die roten Zahlen berechnen sich aus den eingetragenen Werten.
Der insgesamt verbrauchte Aufwand (Ist) zur aktuellen Controllingperiode ist in der fünften Spalte festgehalten und berechnet sich aus dem Aufwand für die letzte Periode, der in der dritten Spalte eingetragen wird, und der Summe aus den aufgelaufenen Aufwänden bis zur letzten Periode, die in die zweite Spalte geschrieben wird. Die Soll-Werte wie auch das Projektbudget werden einmalig zu Beginn des Projektes, bzw. des Arbeitspaketes, festgelegt. Die Summe der Sollaufwand für die Arbeitspakete kann dabei kleiner sein als das Projektbudget, wenn für zukünftige Arbeitspakete noch Aufwände als Puffer reservieren werden sollen. Das aus der Subtraktion zwischen Soll und bisher verbrauchten Aufwand ermittelte Restbudget wird in der sechsten Spalte berechnet. In der siebenten Spalte wird der geschätzte Restaufwand für die Arbeitspakete eingetragen. Das Ergebnis in der letzten Spalte berechnet sich aus der Subtraktion des Restaufwandes vom verbleibenden Budget. Damit zeigt also die letzte Spalte die Entwicklung des Projektes in der Zukunft als Prognose.
Darüber hinaus stellt die Projektstatustabelle Werte bezüglich des Projektbudgets bereit. Dies sind die noch verbleibenden Ressourcen nach dem Soll, das verbleibende Budget ab dem Stichtag und den verbleibenden Aufwänden nach Abzug des geschätzten Restaufwands.
Zur besseren Verdeutlichung der mathematischen Beziehungen der einzelnen Zellen zueinander, wird in der nächsten Abbildung die Tabelle mit den symbolischen Werten und den dazugehörigen Berechnungsvorschriften dargestellt. Dabei werden die Koordinaten der einzelnen Zellen der Tabelle horizontal durch Buchstaben und vertikal durch Zahlen repräsentiert.
Abbildung: Projektstatustabelle mit Berechnungsformeln
Der somit erlangte Überblick über das gesamte Projekt deckt kritische Arbeitspakete wie auch Möglichkeiten zur Kompensation auf. In diese Tabelle können während der Projektdurchführung hinzukommende Arbeitspakete eingefügt werden, wobei immer zu beachten ist, dass die Aufwände für die neuen Arbeitspakte vom Projektbudget abgezogen werden. Deshalb sollte immer ausreichend Puffer eingeplant werden. | |
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